Πρότυπο γραφής κειμένων με έμφαση στη χρήση επεξεργαστή κειμένου

Διομήδης Σπινέλλης
Τμήμα Διοικητικής Επιστήμης και Τεχνολογίας
Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών
dds@aueb.gr

Γενικοί κανόνες

    Σκοπός σας να είναι το κείμενο που γράφετε να αποπνέει επαγγελματισμό, να είναι καλαίσθητο, εύκολο στη συντήρηση, και μεταφέρσιμο σε άλλες μορφές (π.χ. HTML).
  1. Τονίζετε λέξεις που έχουν ιδιαίτερο νόημα σε μια πρόταση με τη χρήση πλαγίων χαρακτήρων. Αν οι λέξεις αυτές προδίδουν νόημα σε μια ολόκληρη παράγραφο, μπορείτε να τις τονίσετε και με έντονους χαρακτήρες. Μη χρησιμοποιείτε ΚΕΦΑΛΑΙΑ και μην υπογραμμίζετε λέξεις.
  2. Στοιχειοθετείτε παραδείγματα εντολών, αποτελέσματα που τυπώνονται από τον υπολογιστή καθώς και κώδικα με τη γραμματοσειρά Courier ή, ακόμα καλύτερα, Consolas. Εξαίρεση στον κανόνα αυτό είναι στοιχεία τα οποία είναι στοιχειοθετημένα με καλύτερο τρόπο από κάποιο εργαλείο (π.χ. vgrind).
  3. Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Enter μόνο για να δηλώσετε το τέλος μιας παραγράφου. Όλες οι άλλες χρήσεις του, όπως η προσθήκη κενών ανάμεσα σε παραγράφους και η ρύθμιση του σημείου που χωρίζονται οι σελίδες, αντιβαίνουν τον κανόνα 2. Εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε αντίστοιχο αποτέλεσμα είναι η Format - Paragraph - Indents and Spacing - Spacing και η Format - Paragraph - Text Flow.
  4. Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο του κενού (space) μόνο για να χωρίζετε λέξεις και προτάσεις μεταξύ τους. Όλες οι άλλες χρήσεις του, όπως η στοίχιση στηλών και η δημιουργία ειδικής στοίχισης σε παραγράφους, αντιβαίνουν τον κανόνα 2. Εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε αντίστοιχο αποτέλεσμα είναι οι Table, Format - Paragraph - Indents and Spacing - Indentation, και Format - Columns.
  5. Αποφεύγετε τη χρήση πολλών θαυμαστικών ("Μην το ξεχάσετε!!!!") εκτός αν δουλεύετε για τον Walt Disney. Μην ακολουθείτε το θαυμαστικό ή άλλα σημεία στίξης από τελεία.
  6. Πάντα να ελέγχετε την ορθογραφία του κειμένου τόσο με τον ορθογραφικό διορθωτή του επεξεργαστή κειμένου όσο και με μια προσεκτική ανάγνωση της εκτύπωσης.
  7. Όταν αντιγράφετε κείμενο από έγγραφα άγνωστης προέλευσης ή άλλων προγραμμάτων να πραγματοποιείτε την επικόλληση (paste) με την εντολή Edit - Paste Special - Unformatted Text για να αποφύγετε την εισαγωγή στο κείμενό σας ασχέτων εντολών στοιχειοθέτησης.
  8. Σε κείμενα μεγαλύτερα από δέκα σελίδες να περιλαμβάνετε πίνακα περιεχομένων με την εντολή Insert - Index and Tables - Table of Contents.
  9. Να αποφεύγετε την επικόλληση αντικειμένων (π.χ. Excel Worksheet) μέσα στο κείμενό σας αν αυτό δεν είναι απολύτως απαραίτητο. Με την εντολή Edit - Paste Special μπορείτε να ελέγξετε τη μορφή της επικόλλησης. Με ακόμα μεγαλύτερη φειδώ να χρησιμοποιείτε τις επικολλήσεις συνδέσμων (links) Edit - Paste Special - Paste Link. Οι πιθανότητες αυτοί να συνεχίσουν να δουλεύουν όταν το έγγραφο μεταφερθεί σε άλλο υπολογιστή, ή όταν ο δικό σας υπολογιστής αναβαθμιστεί είναι λίγες.
  10. Μην προγραμματίζετε την εκτύπωση μεγάλων κειμένων υπερβολικά κοντά σε ανελαστική προθεσμία παράδοσης τους. Κατά τη διαδικασία της τελικής εκτύπωσης αναπόφευκτα θα προκύψουν λόγοι που θα σας καθυστερήσουν.

Επικεφαλίδες

  1. Εισάγετε τις επικεφαλίδες με τη χρήση στυλ (styles) του επεξεργαστή κειμένου (Heading 1, Heading 2, κλπ.). Συχνά στη μορφοποίηση της δομής του κειμένου βοηθά η προβολή διάρθρωσης (outline view) με τη χρήση της εντολής View - Outline.
  2. Μη βάζετε τελεία στο τέλος των επικεφαλίδων.
  3. Στις ελληνικές επικεφαλίδες γράφετε με κεφαλαία μόνο το πρώτο γράμμα.
    Βασική μορφή του εγγράφου
  4. Στις αγγλικές επικεφαλίδες γράφετε με κεφαλαία το πρώτο γράμμα της πρώτης λέξης, το πρώτο γράμμα μετά από διπλή τελεία, και το πρώτο γράμμα όλων των άλλων λέξεων εκτός από άρθρα, συνδέσμους, και προθέσεις.
    The Format of the Document: An Example
  5. Αποφεύγετε να γράφετε επικεφαλίδες με κεφαλαία γράμματα. Είναι ακαλαίσθητες, διαβάζονται δύσκολα, και δημιουργούν πρόβλημα στον πίνακα περιεχομένων.
  6. Αριθμείτε τις επικεφαλίδες με την εντολή Format - Heading Numbering.

Κουκίδες και αριθμοί

  1. Πάντα να αριθμείτε ασύνδετες παραγράφους σε τεχνικά έγγραφα (προτάσεις, προδιαγραφές, αναφορές, διαδικασίες). Να χρησιμοποιείτε κουκίδες (buletts) μόνο για άτυπες απαριθμήσεις σε αφηγηματικό κείμενο.
  2. Χρησιμοποιείτε τις εντολές του επεξεργαστή κειμένου για την εισαγωγή κουκίδων και αριθμών (από τη γραμμή εργαλείων ή με την εντολή Format - Bullets and Numbering). Ποτέ μην εισάγετε κουκίδες ή νούμερα με το χέρι.
  3. Όπου είναι απαραίτητο χρησιμοποιείστε την αρίθμηση πολλαπλών επιπέδων του επεξεργαστή κειμένου επιλέγοντας την περιοχή που θέλετε να απαριθμήσετε και δίδοντας την εντολή Format - Bullets and Numbering - Multilevel.
  4. Απαριθμήσεις στοιχείων που δεν αποτελούν ολοκληρωμένες προτάσεις πρέπει να ακολουθούν διπλή τελεία. Να αρχίζετε κάθε γραμμή με πεζό γράμμα και να τελειώνετε κάθε γραμμή εκτός από την τελευταία με κόμμα. Τερματίζετε την τελευταία γραμμή με τελεία.
    Η εφαρμογή περιλαμβάνει:
    1. τη μονάδα εισαγωγής στοιχείων,
    2. το σύστημα επεξεργασίας,
    3. τις εκτυπωτικές λειτουργίες.

Σελιδοποίηση

  1. Μην καθορίζετε την αρχή νέας σελίδας με την εντολή Insert - Page Break. Τις περισσότερες φορές οι εντολές Format - Paragraph - Text Flow - Page Break Before ή ο συνδυασμός Format - Paragraph - Text Flow - Keep with Next και Format - Paragraph - Text Flow - Keep Lines Together εκφράζουν σωστότερα αυτό που θέλετε να επιτύχετε.
  2. Να καθορίζετε ποιες γραμμές ενός πίνακα περιέχουν τις επικεφαλίδες των στηλών (εντολή Table - Headings έτσι ώστε οι γραμμές αυτές να εμφανίζονται στην αρχή κάθε σελίδας στην οποία συνεχίζεται ο πίνακας.
  3. Τα περιθώρια για όλο το έγγραφο να τα ορίζετε με την εντολή File - Page Setup και όχι αλλάζοντας τα περιθώρια των παραγράφων.
  4. Προσπαθήτε να αποφεύγετε το χωρισμό πινάκων και μικρών παραγράφων ανάμεσα σε σελίδες.

Στίξη και τυπογραφικά στοιχεία

  1. Μετά οποιοδήποτε σημείο στίξης πρέπει πάντα να ακολουθεί κενό. Αν το σημείο αυτό τελειώνει μια πρόταση τότε πρέπει να ακολουθούν δύο κενά, εκτός αν η πρόταση αυτή είναι η τελευταία μιας παραγράφου.
  2. Στην τυπογραφία χρησιμοποιούνται διαφορετικά είδη από παύλες:
    1. Το ενωτικό - που χρησιμοποιείται σε λέξεις όπως Αγια-Σοφιά, X-ray. Να το εισάγετε με το συνδυασμό CTRL _.
    2. Το ενωτικό - που χρησιμοποιείται για να χωρίσει λέξεις που δεν χωράν στο τέλος της γραμμής. Σε περιπτώσεις που ο αυτόματος χωρισμός λέξεων του επεξεργαστή κειμένου (Tools-Hyphenate) δε σας ικανοποιεί να το εισάγετε με το συνδυασμό CTRL -.
    3. Η μεσαία παύλα (en dash) που χρησιμοποιείται για να δηλώσει περιοχές αριθμών π.χ. 12-14. Να την εισάγετε με το συνδυασμό CTRL numeric -.
    4. Η διπλή παύλα - em dash - χρησιμοποιείται σε παρενθετικές προτάσεις. Να την εισάγετε με το συνδυασμό ALT CTRL numeric -.
  3. Γράφετε τα εισαγωγικά σε ελληνικό κείμενο χρησιμοποιώντας τους ειδικούς χαρακτήρες << και >>. Επειδή η εισαγωγή τους με την εντολή Insert - Symbol είναι δύσκολη μπορείτε να ορίσετε με την εντολή (Tools - AutoCorrect) να εισάγονται αυτόματα όταν πληκτρολογείτε >>.
  4. Υπάρχουν τέσσερα είδη αγγλικών εισαγωγικών τα οποία πρέπει να χρησιμοποιείτε αντί για τους χαρακτήρες " ,' , `:
    1. διπλά εισαγωγικά αρχής: τα εισάγετε με το συνδυασμό CTRL ` ",
    2. μονά εισαγωγικά αρχής: τα εισάγετε με το συνδυασμό CTRL ` ',
    3. διπλά εισαγωγικά τέλους: τα εισάγετε με το συνδυασμό CTRL ' ",
    4. μονά εισαγωγικά τέλους: τα εισάγετε με το συνδυασμό CTRL ' '.
  5. 'Αλλα σύμβολα τυπογραφικής ποιότητας που πρέπει να χρησιμοποιείτε είναι τα εξής:
    1. η έλλειψη (...): την εισάγετε με το συνδυασμό ALT CTRL .,
    2. το σύμβολο copyright symbol (©): το εισάγετε με το συνδυασμό ALT CTRL C,
    3. το σύμβολο registered trademark (®): το εισάγετε με το συνδυασμό ALT CTRL R,
    4. το σύμβολο trademark (TM): το εισάγετε με το συνδυασμό ALT CTRL T.
  6. Με την εντολή (Tools-Options-AutoFormat) μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη εισαγωγή πολλών από τα παραπάνω σύμβολα.

Ελληνική γλώσσα

  1. Να γράφετε το τελικό ν στα άρθρα τον, την, έναν, τις προσωπικές αντωνυμίες αυτήν, την και στα άκλιτα δεν, μην μόνο όταν η επόμενη λέξη αρχίζει με φωνήεν ή στιγμιαίο ή διπλό σύμφωνο (κ, π, τ, μπ, γκ τσ, τζ, ξ, ψ).
    τον εκτυπωτή
    την κρυπτογραφική λειτουργία
    δεν πρέπει
    δε φαντάζεστε
  2. Γράφετε την αναφορική αντωνυμία ό,τι με υποδιαστολή. Γράφετε τον ειδικό σύνδεσμο ότι χωρίς υποδιαστολή.
    Θα αφαιρεθεί ό,τι δεν είναι απαραίτητο.
    Ο κατασκευαστής δήλωσε ότι το πρόγραμμα έχει ελεγχθεί.
  3. Να χωρίζετε με κόμμα:
    1. λέξεις ασύνδετες που ανήκουν στο ίδιο μέρος του λόγου,
      Περιλαμβάνονται οθόνες, εκτυπώσεις και πίνακες.
    2. την κλητική,
      Συγχωρέστε μας, κυρίες και κύριοι, για την ποιότητα της παρουσίασης.
    3. προτάσεις όμοιες ασύνδετες,
      Θα αναλύσουμε τις απαιτήσεις, θα σχεδιάσουμε τη δομή και θα υλοποιήσουμε τη λειτουργία του συστήματος.
    4. δευτερεύουσες προτάσεις από τις κύριες.
      Πρέπει να αποφεύγεται η λειτουργία χωρίς κλιματισμό, διότι μπορεί να καταστραφεί το τροφοδοτικό.
    5. Δε χωρίζονται με κόμμα οι ειδικές, οι πλάγιες ερωτηματικές και οι διστακτικές προτάσεις.
      Ο υπολογιστής που παραλάβαμε την Τρίτη.
      Δεν εξετάσαμε αν θα απαιτηθεί επέκταση του συστήματος.
  4. Αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε αγγλικούς τεχνικούς όρους.
  5. Την πρώτη φορά που αναφέρετε τεχνικούς όρους που δε χρησιμοποιούνται συχνά στα ελληνικά να ακολουθείτε τον όρο με την αγγλική λέξη σε παρένθεση.
    Στο σύστημα περιλαμβάνεται και ο συμβολομεταφραστής (assembler).
  6. Όταν χρησιμοποιείτε αρχικά που δεν είναι διαδεδομένα, στην πρώτη χρήση τους να γράψετε ολόκληρες τις λέξεις που τα απαρτίζουν ακολουθώντας τις από τα αρχικά σε παρένθεση.
    Με τη χρήση του Simple Network Management Protocol (SNMP) μπορούμε να ελέγχουμε αυτόματα όλο το δίκτυο.
  7. Στα ελληνικά να γράφετε τους επιθετικούς προσδιορισμούς πριν από το ουσιαστικό και όχι - ακολουθώντας την αγγλική σύνταξη - ανάποδα
    Το σύστημα προγραμματίζεται σε γλώσσα SQL.
    Όχι: Το σύστημα προγραμματίζεται σε SQL γλώσσα.
  8. Να ακολουθείτε τους κανόνες του μονοτονικού συστήματος:
    1. Βάζετε τόνο σε όλες τις λέξεις που έχουν δύο ή περισσότερες συλλαβές, στο διαζευκτικό σύνδεσμο ή και στα ερωτηματικά πού και πώς.
    2. Μη βάζετε τόνο σε μονοσύλλαβες λέξεις καθώς και σε λέξεις που προφέρονται ως μια συλλαβή (μια, για, πιο, ποιος, κλπ.)
    3. Να σημειώνετε τον τόνο του εγκλιτικού που ακούγεται στη λήγουσα των προπαροξύτονων λέξεων, π.χ. ο πρόεδρός μας.
    4. Να σημειώνετε τον τόνο στα ερωτηματικά πού και πώς.
  9. Γράφετε τη συντομογραφία των λέξεων και τα λοιπά ως κτλ..

Αγγλική γλώσσα

  1. Να σχηματίζετε τον κτητικό ενικό αριθμό ουσιαστικών με την προσθήκη 's.
    the processor's speed.
    Burns's computer.
    Εξαίρεση αποτελεί μόνο η κτητική αρχαίων κυρίων ονομάτων σε -es και -is.
    Periklis' computer.
  2. Να σχηματίζετε τον κτητικό πληθυντικό αριθμό ουσιαστικών με την προσθήκη '.
    the peoples' choice.
  3. Να χωρίζετε με κόμμα:
    1. σειρά τριών ή παραπάνω όρων με έναν σύνδεσμο,
      This includes source code, data sets, and documentation.
      Input can be numbers, letters, or symbols.
    2. παρενθεντικές προτάσεις,
      The data set, downloaded from the Internet, is now available.
    3. ανεξάρτητη φράση που αρχίζει με σύνδεσμο,
      The object space is large, but fast processor should handle it.
  4. Να χωρίζετε ανεξάρτητες φράσεις που δεν ενώνονται με σύνδεσμο με άνω τελεία και όχι με κόμμα.
    We are able to convert the files; most of them were plain ASCII.
  5. Να συντάσσετε τις φράσεις με τη σειρά: αντικείμενο, ρήμα, υποκείμενο, τρόπος, τόπος, χρόνος.
  6. Να χρησιμοποιείτε τη λέξη that για να εισάγετε προτάσεις που είναι απαραίτητες και δεν μπορούν να αφαιρεθούν (restrictive clauses): "files that contain XML data have an additional type field." Να χρησιμοποιείτε τη λέξη which για να εισάγετε παρενθεντικές προτάσεις που μπορούν και να αφαιρεθούν (non-restrictive clauses): "the program, which is implemented in C++, converts input from XML into the graphics map."

Θέματα ύφους

  1. Σχεδιάστε τη δομή του εγγράφου σας πριν αρχίσετε να γράφετε. Γράψτε στην προβολή διάρθρωσης του επεξεργαστή κειμένου τους τίτλους των ενοτήτων και των υποενοτήτων.
  2. Δομήστε το κείμενό σας γύρω από την παράγραφο. Κάθε παράγραφος πρέπει να περιγράφει ένα μόνο θέμα.
  3. Χρησιμοποιείτε ενεργητική φωνή, ειδικά στα αγγλικά.
    Use the file foo.log to find more information on error causes.
    Όχι:The file foo.log can be used to find more information on error causes.
  4. Να εκφράζετε παρόμοιες ιδέες με όμοιο τρόπο.
    Για να εισάγετε έναν τύπο πληκτρολογήστε =. Για να εισάγετε μια λέξη πληκτρολογήστε ένα κενό.
    Όχι:Για να εισάγετε έναν τύπο πληκτρολογήστε =. Μπορείτε να εισάγετε μια λέξη πληκτρολογώντας ένα κενό.

Αναφορές

  1. Να αναφέρεστε σε εικόνες, πίνακες, ενότητες, σελίδες και αριθμημένες παραγράφους με τη χρήση πεδίων (fields) σε αντίστοιχους σελιδοδείκτες (bookmarks). Για να αναφέρετε λ.χ. στο σημείο αυτό την ενότητα 4 (Σελιδοποίηση) ακολουθείτε την παρακάτω διαδικασία:
    1. μαρκάρετε την επικεφαλίδα της ενότητας,
    2. εισάγετε έναν σελιδοδείκτη Edit - Bookmark - Add με ένα κατανοητό όνομα (π.χ. punct),
    3. εισάγετε στο σημείο αναφοράς το πεδίο {REF punct \n} (με την εντολή Insert - Field - Links and References - Ref) για να έχετε τον αριθμό της ενότητας και το πεδίο {REF punct} για να έχετε το όνομά της.
  2. Τα πεδία και οι σελιδοδείκτες στον επεξεργαστή κειμένου μπορούν να αποσυγχρονιστούν κατά τη διαδικασία αλλαγών στο κείμενο. Πριν την τελευταία εκτύπωση ελέγξτε ότι τα πεδία που χρησιμοποιείτε εμφανίζονται σωστά.
  3. Στοιχεία που εμφανίζονται στο κείμενο πρέπει να τεκμηριώνονται από αντίστοιχες βιβλιογραφικές αναφορές. Ο κανόνας αυτός δεν ισχύει απαραίτητα για ανεπίσημα κείμενα.
  4. Οι βιβλιογραφικές αναφορές πρέπει να είναι πρωτογενείς (να αναφέρονται στην αρχική, κύρια ή βασική πηγή του συγκεκριμένου θέματος) και κατά προτίμηση σε άρθρα περιοδικών, μονογραφίες ή δημοσιευμένα πρακτικά συνεδρίων. Οι παραπομπές σε βιβλία πρέπει να περιέχουν και τις αντίστοιχες σελίδες. Παραπομπές στο Internet καλό είναι να αποφεύγονται μέχρι να διασφαλιστεί ικανοποιητικά το θέμα της αρχειοθέτησης των αντίστοιχων πηγών..
  5. Για βιβλιογραφικές αναφορές χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα αυτόματης διαχείρισης και παραγωγής τους όπως το bibtex.
  6. Παραπομπές σε ηλεκτρονικές πηγές δεδομένων γίνονται όμοια με τις παραπομπές σε αντίστοιχες γραπτές πηγές με την προσθήκη στο τέλος των παρακάτω στοιχείων:
    • μέσο (λ.χ. Online (για δεδομένα του Internet), CD-ROM),
    • προμηθευτής των δεδομένων λ.χ. IBM, Πανεπιστήμιο Αιγαίου,
    • για δεδομένα του Internet το URL, για άλλα μέσα προσδιορισμό του αρχείου,
    • ημερομηνία πρόσβασης στα στοιχεία.
    Παράδειγμα:
    • Oxford English Dictionary Computer File: On Compact Disc. 2nd ed. CD-ROM. Oxford: Oxford UP, 1992.
    • Pritzker, Thomas J. An Early Fragment from Central Nepal. N.D. Online. Ingress Communications. Available http://www.ingress.com/~astanart/pritzker/pritzker.html. 8 June 1995.
    • Diomidis Spinellis. Greek character encoding for electronic mail messages. Network Information Center, Request for Comments 1947, May 1996. RFC-1947. Online. Network Information Center. Available http://ds.internic.net/rfc/rfc1947.txt (http://ds.internic.net/rfc/rfc1947.txt). 23 March 1998.
  7. Για την αυτόματη αναγραφή ημερομηνίας και ώρας τις περισσότερες φορές το πεδίο SAVEDATΕ είναι αυτό που πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Τα πεδία DATE και PRINTDATE οδηγούν σε εκτυπώσεις του ιδίου εγγράφου με πολλαπλές ημερομηνίες.

Βιβλιογραφία

  1. Νεοελληνική γραμματική: αναπροσαρμογή της μικρής νεοελληνικής γραμματικής του Μανόλη Τριανταφυλλίδη. Οργανισμός εκδόσεως διδακτικών βιβλίων, Αθήνα.
  2. Πως γίνεται μια διπλωματική εργασία Umberto Eco. Εκδόσεις Νήσος, Αθήνα 1994.
  3. Ψηφιακή τυπογραφία με το XeLaTeX Απόστολος Συρόπουλος. Επίκεντρο, Αθήνα 2010.
  4. Η συγγραφή επιστημονικής εργασίας Χρήστος Θεοφιλίδης. Εκδόσεις Γ. Δαρδάνος, Αθήνα 1995.
  5. Οδηγός για τη σύνταξη, τη μετάφραση και την αναθεώρηση των νομικών πράξεων και λοιπών εγγράφων της Ευρωπαϊκής Ένωσης στα Ελληνικά Διαθέσιμο στη θέση http://ec.europa.eu/translation/greek/guidelines/documents/styleguide_greek_dgt_el.pdf (http://ec.europa.eu/translation/greek/guidelines/documents/styleguide_greek_dgt_el.pdf) (Τελευταία επίσκεψη: Ιούλιος 2010.)
  6. Aviel William Strunk Jr. and E. B. White. The Elements of Style. Macmillan Publishing Co., 1979.
  7. The Chicago Manual of Style: The Essential Guide for Writers, Editors, and Publishers University of Chicago, 14th Edition, 1993.
  8. Charles H. Sides. How to Write and Present Technical Information. Cambridge University Press, 1991.
  9. Michael Shortland and Jane Gregory. Communicating Science: A Handbook. Longman Scientific & Technical, 1991.
  10. Roger C. Parker. Looking Good in Print: A Guide to Basic Design for Desktop Publishing. Vantana Press, third edition.
  11. Michael Gosney, John Odam, and Jim Benson. The Gray Book: Designing in Black & White on your Computer. Vantana Press, second edition, 1990.

Περιεχόμενα